Ajuster le solde d'une banque
Il arrive qu'un solde de banque ne corresponde pas à la réalité, sans que les feuilles de temps soient en cause. Par exemple lorsque vous reprenez des données venant d'un autre système, lorsqu'une personne démarre avec un solde de départ à reporter, ou lorsque vous changez de méthode de calcul et souhaitez remettre un compteur à zéro.
Feuille de temps permet de corriger un solde directement, par une écriture datée et traçable, sans toucher aux feuilles de temps.
Pour suivre les instructions de cet article, vous aurez besoin d'avoir accès aux fonctionnalités de gestionnaire.
À quoi sert un ajustement de banque ?
Un ajustement modifie le solde d'une banque à partir d'une date précise. Il sert notamment à :
- corriger un solde de départ lorsqu'une personne arrive avec des heures déjà accumulées;
- reprendre des données venant d'un autre logiciel ou d'un fichier que vous teniez à la main;
- remettre un compteur à zéro lors d'un changement de méthode de calcul (par exemple lors du passage en mode pourcentage).
Les banques que vous pouvez ajuster sont « Vacances », « Maladie », « Congés familiaux » et « Heures supplémentaires ».
Un ajustement ne modifie jamais les feuilles de temps. C'est simplement une écriture qui s'ajoute au calcul du solde à partir de sa date d'effet. Les heures déjà saisies restent intactes.
Comment ajouter un ajustement ?
Rendez-vous sur la page "Mon équipe", cliquez sur la personne concernée, puis sur "Paramètres".
Dans la fenêtre, descendez jusqu'à la section "Ajustements de banques" et cliquez sur "Ajouter un ajustement".
Choisissez la banque et le mode de saisie
Sélectionnez la banque à ajuster dans le champ "Banque", puis choisissez l'un des deux modes de saisie :
- "Ajuster de ±" : vous ajoutez ou retirez un montant au solde existant. Par exemple, entrez
+7dans le champ "Montant (±)" pour ajouter sept heures, ou-7pour en retirer sept. - "Amener le solde à" : vous indiquez directement le solde voulu dans le champ "Nouveau solde", et Feuille de temps calcule l'écriture nécessaire pour y arriver. Le champ "Solde actuel" vous montre le solde de départ à titre indicatif.
L'unité de l'ajustement (heures ou dollars) est fixée automatiquement selon la configuration de la banque à la date d'effet, et s'affiche dans le champ "Unité".
Indiquez la date d'effet
Remplissez le champ "Date d'effet". L'ajustement s'applique à partir de cette date : il prend effet après la période qui la contient, et il est conservé d'une année à l'autre, même lors de la réinitialisation annuelle des banques.
Écrivez un commentaire
Le champ "Commentaire" est obligatoire. Indiquez la raison de l'ajustement, par exemple « Remise à 0 au passage en mode pourcentage » ou « Solde de départ repris de l'ancien logiciel ». Ce commentaire reste visible dans l'historique et vous aidera à vous souvenir plus tard de la raison de cette écriture.
Enregistrez
Cliquez sur enregistrer. Le message « L'ajustement a bien été enregistré. » confirme l'opération, et le solde se met à jour immédiatement.
Un ajustement s'applique à une seule personne. Si plusieurs employé·es sont concerné·es, l'opération est à refaire pour chacun·e.
Comment consulter l'historique et annuler un ajustement ?
Tous les ajustements d'une personne restent visibles dans la section "Ajustements de banques" de ses paramètres. Pour chacun, vous voyez la banque, la date d'effet, le montant et la personne qui l'a saisi (champ "Par").
Pour défaire un ajustement, annulez-le depuis cet historique. Feuille de temps ne l'efface pas : il crée une contre-écriture qui en neutralise l'effet, et affiche le message « L'ajustement a été annulé par une contre-écriture. ». L'ajustement d'origine et son annulation restent tous deux visibles dans l'historique, pour garder une trace complète.
Si vous avez besoin d'aide avec ceci, écrivez-nous à [email protected].