Faire approuver ses heures par la présidence
Dans certains organismes, les heures de la direction générale sont approuvées par la présidence du conseil d'administration plutôt que par la direction elle-même. Feuille de temps permet à la direction générale de nommer sa présidence approbatrice de ses heures : la présidence n'obtient rien de plus que le droit d'approuver les heures qui lui sont confiées.
Cet article s'adresse à la direction générale. Pour nommer la présidence, vous aurez besoin d'avoir accès aux fonctionnalités de gestionnaire.
Comment nommer la présidence approbatrice de vos heures?
Le geste se fait en deux étapes : inviter la présidence dans l'organisme, puis la nommer dans vos propres paramètres.
Première étape : inviter la présidence
Rendez-vous sur la page "Mon équipe" et cliquez sur "Inviter une personne à rejoindre l'équipe". Remplissez le prénom, le nom et l'adresse courriel de la présidence, puis cochez "Ne remplit pas de feuilles de temps". La date de début du suivi des heures reste à remplir. Cliquez sur "Inviter à rejoindre l'équipe".
La présidence reçoit alors un premier courriel, "Vous avez été invité·e à rejoindre Feuille de temps!".
Deuxième étape : la nommer dans vos paramètres
Toujours sur la page "Mon équipe", repérez votre propre nom et cliquez sur "Paramètres". Dans la fenêtre, descendez jusqu'à la section "Approbation des heures" et choisissez la présidence dans le champ "Ses heures sont approuvées par". Ce champ ne propose que les personnes de votre organisme.
Le message "C'est noté : la personne nommée reçoit un courriel d'invitation." confirme l'ajout. La présidence reçoit alors un second courriel, "[Votre nom] vous demande d'approuver ses heures", qui lui explique son rôle et lui permet de créer son compte. Voir Approuver les heures de la direction générale pour ce qu'elle voit de son côté.
Un compte réservé à l'approbation, sans feuille de temps, ne compte pas dans le nombre de personnes prévu par votre plan. Voir Archiver un·e employé·e pour ce qui compte dans cette limite.
Comment demander l'approbation d'un mois?
Une fois la présidence nommée, un bloc "Approbation de vos heures" apparaît en haut de la page "Mes feuilles de temps", sous le titre.
Choisissez le mois dans le champ "Mois", puis cliquez sur "Demander l'approbation". Le mois doit contenir au moins une semaine signée. La présidence reçoit alors un courriel lui demandant d'approuver vos heures de ce mois, avec un lien qui ouvre ce mois sur son écran.
Une seule demande par mois peut partir par jour. Si vous redemandez le même jour, Feuille de temps vous l'indique plutôt que d'envoyer un second courriel.
Questions fréquentes
Plusieurs personnes peuvent-elles approuver vos heures?
Oui. Si vous en nommez plus d'une, chacune reçoit les demandes et peut approuver les semaines signées.
La présidence peut-elle voir votre taux horaire?
Non. Elle voit les heures du mois et les soldes de fin de mois, jamais le taux horaire.
Comment retirer la présidence?
Retournez à la section "Approbation des heures" de vos paramètres et retirez son nom du champ "Ses heures sont approuvées par". Le retrait se confirme par "C'est noté."
Si vous avez besoin d'aide avec ceci, écrivez-nous à [email protected].