Gérer un changement de règles pour un·e employé·e
Il arrive que le contrat d'un·e employé·e évolue, par exemple si cette personne obtient plus de jours de vacances ou change son temps de travail hebdomadaire.
Dans certains organismes, on obtient davantage de jours de vacances ou de maladie avec les années d'expérience.
Feuille de temps permet de gérer ces changements, tout en gardant la trace des anciennes règles. Ceci est possible grâce à la création de périodes.
Pour suivre les instructions de cet article, vous aurez besoin d'avoir accès aux fonctionnalités de gestionnaire.
Comment créer une nouvelle période pour un·e employé·e?
Rendez-vous sur la page "Mon équipe" puis cliquez sur le bouton "Règles" dans le cadre de l'employé·e dont le contrat a changé.
Créer une nouvelle période
Cliquez sur "Ajouter une période" pour créer la nouvelle période.
Remplissez la date de début et les nouvelles règles pour cette période puis enregistrez.
Clôturer la période courante
Une période se cloture automatiquement quand une nouvelle commence.
Modifier la période en cours, ou en créer une nouvelle?
Les deux gestes n'ont pas le même effet, et c'est une source fréquente de surprises.
Une période de règles s'applique à toute sa durée. Modifier une période recalcule donc les banques depuis le premier jour de cette période, et non depuis aujourd'hui.
La période en cours démarre en général au tout début du compte. La modifier revient donc à recalculer les banques depuis l'origine. Les soldes peuvent alors changer pour des semaines déjà signées il y a longtemps.
La règle à retenir :
- Corriger une erreur de saisie (une valeur mal entrée dès le départ) : modifiez la période en cours. C'est justement ce que vous voulez, puisque le chiffre était faux depuis le début.
- Appliquer un vrai changement de conditions à partir d'une date (une augmentation du nombre de jours de vacances, un passage à quatre jours par semaine) : créez une nouvelle période datée, comme expliqué plus haut. L'historique reste juste et seules les semaines à partir de cette date sont touchées.
Ceci vaut pour toutes les règles d'une personne, y compris ses jours fériés spécifiques. Consultez l'article Des jours fériés différents pour une personne.
Deux périodes ne peuvent pas porter la même date de début. Si l'enregistrement est refusé parce qu'une règle existe déjà à cette date, modifiez celle qui est là plutôt que d'en ajouter une seconde.
Une confirmation apparaît-elle avant d'enregistrer?
Oui. Cliquez sur "Enregistrer" pour une période déjà commencée dans laquelle vous avez réellement changé quelque chose, et une confirmation apparaît dans le bas du formulaire, avant tout envoi :
Cette période a déjà commencé Vous modifiez la période de règles qui commence le 1er avril 2025. Une période s'applique à toute sa durée : les banques de la personne seront recalculées depuis cette date, y compris pour des semaines déjà signées.
Deux boutons vous sont proposés :
- "Ne pas enregistrer" : rien n'est envoyé, votre saisie reste à l'écran.
- "Enregistrer quand même" : la modification est envoyée.
Trois choses à savoir :
- elle n'apparaît que si vous avez réellement modifié le formulaire — le rouvrir et cliquer sur "Enregistrer" sans y toucher ne la déclenche pas;
- elle apparaît aussi quand vous créez une période datée dans le passé, avec une phrase adaptée : « Cette nouvelle période de règles commence le 1er avril 2025, dans le passé. » Une période neuve datée d'aujourd'hui ou de la semaine en cours ne la déclenche pas;
- elle informe, elle ne bloque pas. Modifier une période déjà en cours est exactement le bon geste quand une valeur y était fausse depuis le début.
Que change la case "Les vacances sont calculées en pourcentage"?
Dans la fenêtre "Règles" d'une personne, la section des vacances porte un interrupteur "Les vacances sont calculées en pourcentage". Il remplace le nombre de jours par année par un pourcentage, celui des conventions qui versent 4 % ou 6 % de la paye.
Un taux horaire devient obligatoire
Une fois la case cochée, les vacances s'accumulent en dollars et non plus en heures : ce sont des sommes gagnées. Un champ "Taux horaire" apparaît donc dans le même formulaire, et l'enregistrement est refusé tant qu'il est vide, avec le message "Le taux horaire est requis lorsque les vacances sont en pourcentage ou les heures supplémentaires en argent."
Le solde, lui, continue de s'afficher en heures : le montant accumulé est divisé par ce taux horaire. Modifier le taux horaire fait donc bouger le solde affiché, sans qu'aucune heure de vacances n'ait été prise.
Pour une personne "Sans horaire fixe", la case est cochée et ne peut pas être décochée. Sans horaire de référence, le pourcentage est la seule façon de calculer ses vacances.
Combien s'accumule-t-il?
Le pourcentage s'applique aux heures de l'horaire de la personne. Pour un horaire de 15 heures par semaine, un taux de 4 % et des heures gagnées au début de chaque mois : 15 h × 52 ÷ 12 = 65 heures par mois, dont 4 % font 2,60 heures par mois.
Pourquoi le solde ne bouge-t-il pas tout de suite?
La case fait partie des règles datées, comme le reste du formulaire, et les règles d'une période d'attribution sont lues à son premier jour. Cocher la case en cours de période ne change donc rien à la période en cours : le premier montant apparaît à l'attribution suivante. Avec des heures gagnées au début de chaque mois, cela veut dire un mois plus tard.
Entre les deux, le solde de vacances ne bouge pas, et c'est normal. Laissez passer la première attribution qui suit la date de début de la période avant de conclure que le réglage n'a pas pris. Les moments d'attribution sont décrits dans Configurer la méthode de calcul des banques d'heures.
Et le bloc "Première période"?
En créant une période, vous verrez peut-être apparaître un bloc "Première période". Il ne concerne pas le changement que vous êtes en train de faire : il gouverne la toute première période d'attribution de la personne, celle qui commence à son entrée en poste. Il est expliqué dans l'article Configurer la méthode de calcul des banques d'heures.
Si vous avez besoin d'aide avec ceci, écrivez-nous à [email protected].