Contresigner les feuilles de temps
Après avoir été signée par un·e employé·e, une feuille de temps peut être vérifiée par un·e gestionnaire ou responsable d'équipe.
Une fois cette vérification terminée, la feuille de temps est contresignée.
Une feuille de temps contresignée est figée : ses heures ne peuvent plus changer, et l'employé·e ne peut pas retirer la contresignature.
Pour simplifier le travail des gestionnaires, Feuille de temps permet de retrouver toutes les feuilles de temps à contresigner au même endroit.
Pour suivre les instructions de cet article, vous aurez besoin d'avoir accès aux fonctionnalités de gestionnaire.
Comment voir toutes les feuilles de temps à contresigner?
Rendez-vous sur la page "À faire" et vous verrez que la première section se nomme "À contresigner".
Ici se trouvent toutes les feuilles de temps qui ont été signées par un·e employé·e. Elles sont classées par employé·es.
Cliquez sur les détails d'une feuille de temps
Vous pouvez maintenant voir tous les détails d'une feuille de temps et la contresigner si elle est correcte.
Comment corriger les heures d'une feuille de temps signée?
Une fois signée, une feuille de temps garde ses heures : l'employé·e qui veut les changer doit d'abord cliquer sur « Retirer la signature ».
Vous, en tant que gestionnaire, pouvez corriger les heures d'une feuille signée au moment de la contresigner : modifiez les heures, puis cliquez sur « Contresigner ». La contresignature enregistre votre correction.
Comment modifier une feuille de temps déjà contresignée?
Les heures d'une feuille contresignée ne changent plus, pour personne. Pour les modifier, une personne gestionnaire clique d'abord sur « Retirer la contre-signature ». La feuille n'est alors plus signée : modifiez les heures, signez-la de nouveau, puis contresignez-la.
Une personne gestionnaire peut aussi retirer la contresignature de sa propre feuille, sauf si votre organisme a activé « Interdire de contresigner sa propre feuille de temps » : le bouton n'apparaît alors pas sur sa propre feuille.
L'employé·e ne voit pas ce bouton. Si elle ouvre une feuille contresignée, un message l'informe que la feuille ne peut plus être modifiée.
Comment contresigner toute une période de paie?
Si votre organisme affiche toute la période de paie sur la feuille de temps, un bouton « Contresigner la période » contresigne d'un coup toutes les semaines signées de la période, au lieu d'une semaine à la fois.
Comment interdire de contresigner sa propre feuille de temps?
Par défaut, une personne qui a un accès de gestionnaire peut contresigner sa propre feuille de temps. C'est pratique quand la direction est seule à ce niveau, mais certains organismes préfèrent qu'une autre personne vérifie toujours les heures de la direction.
Rendez-vous sur la page « Mon organisation », dans la section « Options », puis activez l'interrupteur « Interdire de contresigner sa propre feuille de temps », dans la carte « Contresignature ». Le changement s'enregistre tout de suite.
Les gestionnaires aussi sont concerné·es : sur sa propre feuille signée, une personne ne voit plus le bouton « Contresigner ». Le message « Votre organisme demande qu'une autre personne contresigne vos feuilles de temps. » le remplace, et elle garde le bouton « Retirer la signature ». Une autre personne gestionnaire doit alors contresigner la feuille.
Si vous êtes la seule personne gestionnaire de votre organisme, il faut qu'une autre personne puisse contresigner vos feuilles de temps : une deuxième personne gestionnaire, ou votre présidence si elle approuve vos heures. Sans l'une ou l'autre, vos feuilles resteront signées sans être contresignées.
Les feuilles de temps déjà contresignées ne changent pas. Désactiver l'interrupteur rend à chaque gestionnaire la possibilité de contresigner sa propre feuille.
Si vous avez besoin d'aide avec ceci, écrivez-nous à support@feuilledetemps.ca.