Configurer la méthode de calcul des banques d'heures

La méthode de calcul pour les banques d'heures de vacances et de maladie peut être différente d'une organisation à l'autre.

Dans certains cas, les heures sont acquises en début d'année fiscale ou de contrat puis décomptée au fur et à mesure. Dans d'autres cas, les heures sont économisée au fur et à mesure.

Feuille de temps s'adapte et calcule automatiquement les banques d'heures, une fois les règles configurées pour votre organisme.

remarque

Pour suivre les instructions de cet article, vous aurez besoin d'avoir accès aux fonctionnalités de gestionnaire.

Comment configurer la méthode de calcul des banques d'heures pour l'organisme?
Pourquoi une banque cesse-t-elle d'augmenter?
- Le maximum cumulé et le plafond de report
- Que faire quand une banque est bloquée à son maximum?
Exemples

Comment configurer la méthode de calcul des banques d'heures pour l'organisme?

Rendez-vous sur la page "Mon organisation" puis défilez jusqu'à voir le cadre "Règles pour l'organisation" et cliquez sur la période en cours pour en voir les détails.

Méthode d'attribution des heures

Le champ "Les heures sont gagnées" détermine à quel moment les heures entrent en banque.

Cinq options sont disponibles :

au début de l'année fiscale : les heures de l'année sont attribuées d'un coup, le premier jour de l'année fiscale de l'organisme.
au début du suivi des heures : les heures sont attribuées d'un coup au premier jour de la personne, puis à chaque date anniversaire de ce jour-là.
au début de chaque mois : les heures du mois sont attribuées le premier jour de chaque mois.
au fur et à mesure : les heures s'accumulent semaine après semaine, à mesure que les feuilles de temps sont remplies.
à une date spécifique : les heures sont attribuées d'un coup à une date que vous choisissez, qui revient ensuite chaque année. C'est l'option des organismes dont le cycle de congés ne suit ni l'année fiscale, ni la date d'entrée en poste.

Capture d'écran montrant les options dans une liste déroulante

Chaque banque a sa propre méthode : les vacances, la maladie et les congés familiaux se règlent séparément.

Report des heures

Le champ "Les heures sont reportées" répond à une autre question : que devient le solde restant à la fin d'un cycle?

oui, intégralement : les heures restantes s'accumulent sans limite.
oui, avec un plafond : à l'échéance choisie, la banque est ramenée au plafond. Un champ "Plafond de report", en jours, apparaît alors.
non, remises à zéro : la banque repart de zéro à l'échéance.

Capture d'écran montrant les trois options de report dans une liste déroulante

Dès que le report n'est pas intégral, un champ "S'applique" demande l'échéance. Ses choix dépendent de la méthode d'attribution :

Les heures sont gagnées	S'applique
au début de l'année fiscale	au début de l'année fiscale
au début du suivi des heures	à la date anniversaire du début du suivi
au début de chaque mois	au début de l'année fiscale, ou à chaque nouveau mois
au fur et à mesure	au début de l'année fiscale, ou à une date spécifique
à une date spécifique	à une date spécifique

L'échéance "à une date spécifique" permet à un organisme dont les heures s'accumulent au fur et à mesure d'écrêter le solde à une date fixe — le 1er janvier, par exemple — plutôt qu'au début de son année fiscale.

La date d'ancrage

Un champ "À la date d'ancrage" apparaît dès que la méthode d'attribution ou l'échéance de report est "à une date spécifique". Il est obligatoire : sans lui, le calcul n'a aucun point de repère et la banque ne peut pas être enregistrée. Chaque banque a sa propre date d'ancrage.

Cette date est un rendez-vous annuel : c'est son jour et son mois qui se répètent d'une année à l'autre. Une date d'ancrage au 1er avril place l'échéance au 1er avril de chaque année.

Capture d'écran montrant le champ "À la date d'ancrage" sous un report qui s'applique à une date spécifique

attention

Quand "à une date spécifique" est la méthode d'attribution, la date d'ancrage marque aussi le début du calcul de la banque : rien n'est attribué avant elle. Choisissez donc une date antérieure ou égale au début du suivi des heures de votre équipe. Une date d'ancrage située dans le futur laisserait les banques à zéro jusqu'à ce jour-là.

Première période

Une banque attribue ses heures par cycles : une année fiscale, un mois, une année à partir de la date d'ancrage. La toute première est presque toujours plus courte que les suivantes — elle va du début du suivi des heures jusqu'à la prochaine échéance du cycle. Quelqu'un qui entre en poste le 15 novembre dans un organisme qui attribue le premier jour de chaque mois a une première période de seize jours, pas de trente.

Capture d'écran montrant le bloc "Première période" apparu sous la date de début de la période de règles

Le bloc "Première période" pose la question que cette situation soulève, et le champ "La première période attribue" offre deux réponses :

le montant complet de la période : la personne reçoit le mois entier, ou l'année entière, même si elle n'en a vécu qu'une partie.
au prorata des jours couverts : elle reçoit la part qui correspond aux jours réellement couverts. La proportion est calculée sur la durée réelle du cycle, pas sur une année théorique de 365 jours — un exercice financier de transition, plus court ou plus long que douze mois, est donc compté pour ce qu'il dure.

Aucune des deux n'est plus juste que l'autre : c'est la convention de votre organisme, et elle diffère réellement d'un organisme à l'autre. Le prorata correspond le plus souvent à la réalité d'une arrivée en cours de période.

remarque

Le bloc n'apparaît que lorsque la question se pose, c'est-à-dire quand la date "À partir du" de la période de règles ne tombe pas sur une échéance du cycle. Si elle tombe pile dessus, il n'y a pas de première période partielle et le champ reste caché.

Le même bloc existe dans les règles d'une personne, quand elle a des règles qui lui sont propres. Il gouverne alors sa première période, celle qui commence à son entrée en poste.

attention

Il n'y a qu'une première période par personne. Une règle datée après le début de son suivi des heures ne la gouverne donc pas, et le bloc ne s'y affiche pas : c'est la règle en vigueur au moment où cette première période commence qui décide. Si vous créez une nouvelle période de règles pour une personne déjà en poste, ce réglage n'est pas celui qui va changer son solde — consultez Gérer un changement de règles pour un·e employé·e.

info

Si une de vos règles affiche "Rien, l'attribution commence au début de la première période complète", c'est la valeur qu'elle portait avant l'arrivée de ce réglage : la première période n'attribue rien du tout. Elle reste affichée et enregistrable telle quelle, mais elle n'est plus proposée comme nouveau choix.

Le report des heures supplémentaires

La banque des heures supplémentaires n'a pas de méthode d'attribution : elle est toujours la somme des heures supplémentaires travaillées, jamais un montant crédité d'avance. Le champ "Les heures sont gagnées" n'existe donc pas pour elle — seul son report se configure, dans la section "Heures supplémentaires" des règles de l'organisme.

Le champ "Les heures sont reportées" offre les trois mêmes choix que pour les autres banques, avec trois différences à connaître :

L'échéance "S'applique" n'offre qu'un seul choix pour cette banque : "au début de l'année fiscale".
Le champ "Plafond de report" compte en heures, pas en jours comme pour les trois autres banques. L'unité affichée à côté du champ le confirme.
Ce réglage se fait seulement au niveau de l'organisme : il n'existe pas dans les règles d'une personne.

attention

Activer un report qui n'est pas intégral s'applique depuis le début de la période de règles que vous modifiez, pas seulement aux années à venir. Comme la période en cours démarre en général au tout début du compte, cela revient le plus souvent à recalculer depuis l'origine, et les soldes de votre équipe peuvent baisser dès que vous enregistrez. Avant d'envoyer une telle modification, Feuille de temps vous demande une confirmation qui nomme la date concernée — voir Gérer un changement de règles pour l'organisme pour le détail de cette confirmation.

L'effet n'est pas marginal : dans une équipe, plusieurs personnes peuvent voir leur solde baisser d'un coup, et de plusieurs dizaines d'heures pour celles qui avaient le plus accumulé.

Créer une nouvelle période datée ne remet rien en cause dans le passé — les années déjà écoulées gardent les règles qui étaient les leurs. Mais attention : la perte n'est pas évitée pour autant, elle est reportée. Le plafond écrête le solde cumulé à la première échéance qu'il rencontre, heures gagnées avant cette période comprises.

Pour repartir d'un solde précis à une date donnée, faites plutôt un ajustement de banque — c'est le seul geste qui ne recalcule rien en arrière. Et pour choisir entre modifier une période et en créer une, consultez Gérer un changement de règles pour l'organisme.

Enregistrez

Cliquez sur enregistrer et le calcul sera mis à jour automatiquement pour toute votre équipe.

info

Quand vous changez de méthode, le solde affiché peut varier : l'ancienne et la nouvelle méthode ne calculent pas les heures de la même façon. Si vous souhaitez repartir d'un solde précis (par exemple remettre une banque à zéro à la date du changement), vous pouvez le faire avec un ajustement de banque. Consultez l'article Ajuster le solde d'une banque.

Pourquoi une banque cesse-t-elle d'augmenter?

Certains organismes fixent aussi un maximum d'heures cumulées. Tant que le solde reste en dessous, tout se passe normalement. Dès qu'il atteint ce maximum, la banque cesse de monter : les attributions suivantes n'ajoutent plus rien, et aucun message ne l'annonce à l'écran.

Ce maximum s'exprime en jours pour les vacances, la maladie et les congés familiaux, et en heures pour les heures supplémentaires. Les jours sont convertis en heures d'après l'horaire de la personne : un maximum de 30 jours vaut 150 heures pour une journée de 5 heures, et 210 heures pour une journée de 7 heures.

Le maximum cumulé et le plafond de report

Ce sont deux limites différentes, qui jouent à deux moments différents.

	Plafond de report	Maximum d'heures cumulées
Quand il joue	à l'échéance choisie dans "S'applique", une fois par cycle	à chaque attribution d'heures
Ce qu'il fait	ramène le solde au plafond	empêche le solde de monter plus haut
Où il se règle	dans les règles de l'organisme, champ "Plafond de report"	avec nous, à la configuration de votre organisme

Une banque peut donc rester toute l'année sous son plafond de report et quand même cesser d'augmenter en cours de route, parce qu'elle a touché son maximum cumulé.

Que faire quand une banque est bloquée à son maximum?

Prendre des congés fait redescendre le solde, et l'attribution suivante recommence à ajouter des heures. Celles qui n'ont pas pu entrer pendant ce temps sont perdues : elles ne sont mises de côté nulle part.

Si ce maximum ne correspond plus à ce que votre organisme veut appliquer, écrivez-nous. Ce réglage se fait avec nous : il n'apparaît pas dans les écrans de règles.