Rapport pour la paie
Feuille de temps permet de créer un rapport au format Excel qui reprend les feuilles de temps de votre équipe pour une période déterminée.
Ceci peut être utilisé pour la paie, grâce à l'envoi par courriel automatique à la personne en charge de votre comptabilité. Ce rapport peut également servir pour un audit ou pour les redditions de comptes.
Dans cet article, nous verrons comment générer un rapport reprenant les feuilles de temps de tout ou partie de votre équipe pour une période déterminée, et comment y ajouter les montants en dollars à payer.
Pour suivre les instructions de cet article, vous aurez besoin d'avoir accès aux fonctionnalités de gestionnaire. Les rapports sont réservés à l'administration de l'organisme et aux responsables d'équipe ayant un accès complet à leur équipe. Si vous êtes responsable d'une équipe et ne voyez pas la page "Rapports", votre accès est probablement limité aux feuilles de temps : l'administration de votre organisme peut vous le confirmer.
Comment créer et envoyer un rapport?
Rendez-vous sur la page "Rapports". La section "Paie" contient tout ce qu'il faut pour créer et envoyer le rapport.
Choisir les employé·es
Dans le champ "Employé·es", sélectionnez les personnes dont vous voulez inclure les feuilles de temps dans le rapport. Le bouton "+ Ajouter toute l'équipe" les ajoute toutes d'un coup.
Pour inclure une personne dont le suivi est terminé, activez d'abord l'interrupteur "Afficher les employé·es dont le suivi est terminé." tout au bas de la page : elle devient alors disponible dans le champ "Employé·es".
Choisir la période
Remplissez les champs "Du" et "Au" pour délimiter la période couverte par le rapport.
Si votre organisme a réglé une période de paie dans "Mon organisation", un champ "Période de paie" apparaît juste au-dessus : en choisir une remplit "Du" et "Au" automatiquement, aux bonnes dates. Vous pouvez ensuite modifier ces deux champs à la main, par exemple pour couvrir plus d'une période de paie d'un coup.
Si aucune période de paie n'est réglée, l'administration de l'organisme voit à la place de ce champ une ligne dont le lien "Mon organisation" mène au réglage.
Inclure les montants ($)
Le fichier Excel contient toujours un onglet "Périodes de paie", qui regroupe déjà les semaines de chaque personne par période de paie : une ligne par personne et par période, avec le total des heures. Cochez "Inclure les montants ($)" pour y ajouter les montants en dollars à payer. Cette case est décochée par défaut : sans elle, l'onglet donne les heures, sans montants.
Indiquer le destinataire
Remplissez les champs "Prénom" et "Adresse courriel" de la personne qui recevra le rapport. Il peut s'agir de vous-même ou de la personne en charge de votre comptabilité.
Cliquez ensuite sur le bouton "Envoyer le rapport".
Un courriel a été envoyé à l'adresse courriel choisie. Dans ce courriel se trouve un rapport Excel reprenant toutes les feuilles de temps des employé·es sélectionné·es pour la période choisie.
Comment sont calculés les montants de l'onglet "Périodes de paie"?
L'onglet contient une ligne par personne et par période de paie (une semaine, si votre organisme n'a pas réglé de période de paie). Il porte cette note en tête : seules les semaines signées sont payées; les heures des semaines non signées restent visibles sans montant. Une feuille de temps qui n'a pas encore été signée par la personne concernée ne paie donc rien tant qu'elle reste en attente, même si les heures qu'elle contient sont déjà toutes entrées.
La colonne "Heures à payer" est l'horaire prévu au contrat de la personne pour la période, congés et jours fériés compris : c'est elle, une fois multipliée par le taux horaire, qui donne le salaire de base. Les congés (maladie, vacances, congé spécial) et les jours fériés tombant un jour prévu à l'horaire restent par ailleurs affichés en heures dans leurs propres colonnes ("Maladies", "Vacances", "Congé spécial", "Fériés payés"), sans montant : ils font déjà partie de l'horaire payé, un montant à côté les compterait deux fois.
Seules les heures payées à partir d'une banque plutôt que sur l'horaire normal reçoivent leur propre colonne en dollars : les heures supplémentaires payées, la maladie payée, les vacances payées, les congés familiaux payés et les heures fériées payées. Des heures supplémentaires laissées en banque plutôt que payées n'apparaissent pas ici : le rapport ne montre en dollars que ce qui a réellement été payé cette période.
Si le taux horaire d'une personne change en cours de période, l'onglet lui donne deux lignes, une par taux, comme deux lignes d'un talon de paie.
La colonne "Période complète" indique "Non" pour une personne dont le suivi n'a pas couvert toute la période, par exemple une personne embauchée en cours de route : le calcul ne porte alors que sur les jours réellement suivis.
Un exemple chiffré
Prenons une personne payée 22,50 $/h, sur un horaire fixe de 35 h par semaine, dans un organisme dont la période de paie compte deux semaines.
Si les deux semaines de la période ont été signées, l'onglet affiche "Heures à payer" à 70 h (35 h × 2) et "Heures à payer ($)" à 1 575,00 $ (70 h × 22,50 $), que la personne ait travaillé exactement 35 h chaque semaine ou non : "Heures à payer" suit l'horaire prévu au contrat, pas les heures réellement travaillées.
Si cette personne a de plus 5 h supplémentaires payées cette période (plutôt que laissées dans sa banque), l'onglet ajoute "Heures supplémentaires payées" à 5 h et "Heures supplémentaires payées ($)" à 112,50 $ (5 h × 22,50 $), pour un total de 1 687,50 $. Si ces 5 h étaient plutôt restées dans sa banque, elles n'apparaîtraient pas dans cet onglet : elles se retrouvent plutôt dans le rapport des banques d'heures.
Si une des deux semaines de la période n'est pas encore signée au moment de l'envoi du rapport, seule la semaine signée compte dans "Heures à payer" : la personne est alors payée pour une semaine sur deux, en attendant la signature de l'autre.
Une personne sans taux horaire enregistré garde toutes ses cellules en dollars vides, plutôt qu'à 0 $.
Si vous avez besoin d'aide avec ceci, écrivez-nous à [email protected].