Approuver les heures de la direction générale
Dans certains organismes, ce n'est pas la direction générale qui approuve ses propres heures chaque mois, mais la présidence du conseil d'administration. Feuille de temps offre alors à la présidence un accès limité à ces heures, sans lui donner de feuille de temps à remplir.
Cet article s'adresse à la présidence du conseil d'administration, nommée par la direction générale pour approuver ses heures. La première étape consiste à créer un compte à partir du courriel d'invitation reçu.
Quel courriel invite à approuver les heures?
Vous recevez un courriel "[Prénom][Nom] vous demande d'approuver ses heures". Cliquez sur "Créer mon compte" : le lien reste valide 30 jours.
Ensuite, quand la direction générale vous demande d'approuver un mois, le lien du courriel ouvre directement ce mois.
Comment créer son compte?
Cliquez sur le bouton "Créer mon compte" du courriel. Vous arrivez sur un formulaire où votre prénom, votre nom et votre courriel sont déjà remplis, avec le nom de l'organisme affiché. Il ne reste qu'à choisir un mot de passe, puis à cliquer sur "Rejoindre".
Si vous avez déjà un compte Feuille de temps ailleurs, par exemple pour votre propre organisme, et que vous étiez connecté·e dans le même navigateur, cette session se ferme le temps de créer votre nouveau compte. Rien n'est modifié dans votre compte existant : reconnectez-vous-y simplement au besoin.
Comment fonctionne l'écran "Approbations"?
Une fois votre compte créé, vous arrivez directement sur l'écran "Approbations". Il s'ouvre sur le premier mois qui attend votre approbation ; s'il n'y en a aucun, sur le dernier mois terminé. Deux boutons, "Mois précédent" et "Mois suivant", font défiler les mois.
Les heures du mois
Un tableau affiche une ligne par semaine du mois, avec son statut (à remplir, signée, approuvée...). Seules les semaines signées peuvent être approuvées. Les colonnes d'heures affichées dépendent de ce que l'organisme a configuré : heures travaillées, heures supplémentaires, reprise de temps, temps compensatoire, maladie, congés familiaux, congé spécial, vacances. Une ligne de total termine le tableau.
Les soldes de fin de mois
Une carte "Soldes au [date]" affiche les banques de la direction générale à la fin du mois, en heures et en jours : maladie, vacances, temps compensatoire ou heures supplémentaires, congés familiaux, selon ce que l'organisme a configuré. Son taux horaire n'apparaît jamais à cet écran.
Comment approuver ou retirer une approbation?
Une carte "Approbation" vous permet d'ajouter un commentaire facultatif, puis de cliquer sur "Approuver les [N] semaines signées". Toutes les semaines signées du mois sont approuvées d'un coup. Si aucune semaine n'est signée, ou si le mois est déjà approuvé, l'écran vous l'indique à la place du bouton.
Si le mois a été approuvé par erreur, cliquez sur "Retirer l'approbation du mois" dans la même carte. Les semaines repassent au statut "signée", en attente d'une nouvelle approbation.
Questions fréquentes
Devez-vous remplir une feuille de temps?
Non. Votre compte sert uniquement à approuver les heures qui vous ont été confiées.
Comment retrouver le mois qui attend votre approbation?
Ouvrez l'écran "Approbations" : il s'ouvre sur le premier mois qui attend votre approbation.
Que faire si vous avez aussi votre propre compte Feuille de temps?
Les deux comptes restent indépendants.
Qui peut vous confier une approbation?
Seule une personne ayant accès aux fonctionnalités de gestionnaire dans l'organisme peut vous nommer approbatrice de ses heures. Voir Faire approuver ses heures par la présidence pour ce geste, de son côté.
Si vous avez besoin d'aide avec ceci, écrivez-nous à [email protected].