La plupart des OBNL suivent leurs heures dans Excel ou sur papier, et pour une petite équipe aux règles simples, ça fonctionne. Un logiciel de feuilles de temps devient utile quand le fichier demande plus de travail que les heures qu'il compte.
Article mis à jour le 9 octobre 2026, d'après la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec à jour au 12 août 2026.
À quel moment Excel ne suffit-il plus?
Quelques signes reviennent souvent :
- les soldes de vacances et de maladie se recalculent à la main en fin d'année;
- une seule personne comprend les formules, et personne n'ose y toucher en son absence;
- une règle change en cours d'année, et il faut la reporter dans chaque fichier;
- les fichiers circulent par courriel, en plusieurs versions;
- la paie attend que tout le monde ait envoyé son fichier.
Exemple : une équipe de 12 personnes payée aux deux semaines remet 24 feuilles par période de paie, soit 624 par année, qu'il faut rassembler, vérifier et reporter. Une erreur de formule dans une seule feuille se propage aux soldes des semaines suivantes.
Si vous voulez rester sur Excel, notre article Comment créer une feuille de temps Excel donne les formules et un modèle gratuit.
Comptez le temps que prend une période de paie, de la première relance à l'envoi à la comptabilité.
Que change un logiciel de feuilles de temps?
Le changement le plus net, c'est que vos règles ne vivent plus dans des formules. Le seuil des heures supplémentaires, la majoration et la façon dont s'accumulent les vacances et la maladie sont réglés une fois, et s'appliquent de la même façon à chaque feuille de temps. Quand une politique change en cours d'année, on la change à un seul endroit.
Votre équipe y gagne aussi. Dans Feuille de temps, chaque personne voit en haut de sa feuille ses soldes de vacances, de maladie et d'heures supplémentaires, sans avoir à vous les demander. Elle signe sa semaine, la direction ou la personne responsable de l'équipe la contresigne, et à la fin de la période, le rapport pour la paie part en un seul fichier Excel à la personne qui fait la paie.
Voyez-le avec vos propres règles
Feuille de temps calcule les heures supplémentaires et les banques de chaque personne selon les règles de votre organisme, configurées avec vous.
Quelles questions poser avant de choisir un logiciel?
Applique-t-il les règles de votre province et de votre politique?
Les seuils d'heures supplémentaires changent d'une province à l'autre : par semaine, par jour, parfois les deux. Vérifiez que le logiciel gère vos seuils, vos banques et, si vous en avez, des vacances calculées en pourcentage du salaire. Demandez aussi qui fait la configuration, et ce qui se passe quand une règle change en cours d'année.
Où sont les données, et qu'en dit la loi?
Au Québec, un organisme qui acquiert un système d'information traitant des renseignements personnels procède d'abord à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (article 3.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé). Le même article demande que le système permette de remettre à une personne, dans un format structuré et couramment utilisé, les renseignements recueillis auprès d'elle. Demandez au fournisseur où sont hébergées les données, et s'il peut vous aider dans cette évaluation.
Nous détaillons ces règles dans Loi 25 et feuilles de temps.
Faites la liste de vos règles (seuils, banques, jours fériés, périodes de paie) avant les démonstrations, et demandez à chaque fournisseur de vous montrer un cas réel de votre équipe.
Sources
Feuille de temps
Feuille de temps est un logiciel de feuilles de temps conçu pour les OBNL, avec des serveurs et une base de données au Canada. Une fois vos règles configurées avec vous, il calcule la majoration des heures supplémentaires, tient les banques de vacances, de maladie, de congés familiaux et d'heures supplémentaires, et prépare les rapports pour la paie.Questions fréquentes
Quand faut-il passer d'Excel à un logiciel de feuilles de temps?
Quand les soldes se recalculent à la main, qu'une seule personne comprend les formules, ou qu'un changement de règle doit être reporté dans chaque fichier. La taille de l'équipe compte moins que le nombre de règles à appliquer.
Un logiciel de feuilles de temps calcule-t-il la paie?
Feuille de temps ne fait pas la paie (retenues, dépôts). Son rapport donne les heures, les banques et, si vous le demandez, les montants bruts à payer.
Faut-il une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour choisir un logiciel au Québec?
Oui. Un organisme québécois qui acquiert un système d'information traitant des renseignements personnels doit en faire une (article 3.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé).
Chaque personne voit-elle ses soldes de vacances et de maladie?
Dans Feuille de temps, oui : chaque personne voit le solde de ses banques de maladie, de vacances et d'heures supplémentaires en haut de ses feuilles de temps.