Une feuille de temps dit beaucoup sur une personne : ses heures, ses absences, ses soldes de vacances et de maladie. Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, encadre ce que l'organisme en fait.
Article mis à jour le 9 octobre 2026, d'après la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le Code civil du Québec à jour au 12 août 2026, le Règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre à jour au 1er juin 2026, et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques à jour au 21 septembre 2026.
La loi s'applique-t-elle à un OBNL?
La loi vise les renseignements personnels qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique « à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil » (article 1). Cet article 1525 définit l'exploitation d'une entreprise comme une activité économique organisée, « qu'elle soit ou non à caractère commercial », de production de biens ou de prestation de services. Le but lucratif n'entre pas dans la définition.
Dans l'organisme, la personne qui a la plus haute autorité est responsable de la protection des renseignements personnels, sauf si elle délègue cette fonction par écrit (article 3.1).
Quels renseignements une feuille de temps contient-elle?
Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, directement ou indirectement (article 2). Une feuille de temps nominative en contient donc à chaque ligne.
Certains sont sensibles. La loi qualifie de sensible un renseignement qui, notamment par sa nature médicale, suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée (article 12). Une ligne « Maladie : 7 heures » à une date donnée en dit déjà plus qu'un total d'heures travaillées.
Ne recueillez que ce qui sert aux fins prévues (article 5). Pour la paie et les banques, le nombre d'heures d'absence suffit, sans le diagnostic.
Que faut-il faire avant de choisir un logiciel de feuilles de temps?
Deux articles s'appliquent quand un organisme québécois confie ses feuilles de temps à un fournisseur :
- Évaluer le projet. L'acquisition d'un système d'information qui traite des renseignements personnels demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à leur sensibilité et à leur quantité. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est consultée dès le début (article 3.3).
- Écrire le contrat. Le contrat confié au fournisseur est écrit et précise les mesures qui protègent les renseignements, limitent leur usage au contrat et empêchent leur conservation après la fin du contrat (article 18.3).
Voyez-le avec vos propres règles
Les serveurs et la base de données de Feuille de temps sont au Canada. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été conduite sur ce produit par un organisme public québécois, verdict risque faible.
Et à l'extérieur du Québec?
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale, s'applique aux renseignements recueillis dans le cadre d'activités commerciales. Pour les renseignements sur les employé·es, elle ne vise que les entreprises fédérales (article 4). Pour les feuilles de temps d'un OBNL de compétence provinciale, ce sont donc les lois de la province qui comptent : renseignez-vous auprès de l'organisme de protection de la vie privée de votre province.
Quelles questions poser au fournisseur?
- Où sont les serveurs, la base de données et les sauvegardes?
- Qui, chez le fournisseur, a accès aux données, et comment cet accès est-il protégé?
- Dans l'organisme, qui voit quoi : chaque personne ses propres feuilles, la personne responsable d'équipe celles de son équipe?
- Comment récupérer vos données, et dans quel format? La loi demande que le système permette de remettre à une personne ses renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (article 3.3).
- Que deviennent les données à la fin du contrat?
Demandez la politique de confidentialité du fournisseur avant la démonstration, et gardez vos réponses avec votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Combien de temps garder les feuilles de temps?
Au Québec, le registre des heures se conserve 3 ans (article 2 du Règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre). Les politiques de l'organisme encadrent la conservation et la destruction des renseignements personnels (article 3.2). Le contenu du registre est détaillé dans Comment comptabiliser les heures supplémentaires.
Sources
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, LégisQuébec
- Code civil du Québec, LégisQuébec
- Règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre, LégisQuébec
- Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Justice Canada
Feuille de temps
Feuille de temps est un logiciel de feuilles de temps conçu pour les OBNL, avec des serveurs et une base de données au Canada. Notre [politique de confidentialité](/politique-confidentialite) détaille où sont les données, les sauvegardes et qui y a accès.Questions fréquentes
La Loi 25 s'applique-t-elle aux OBNL?
La loi vise toute personne qui exploite une entreprise au sens du Code civil, soit une activité économique organisée, à caractère commercial ou non. Le but lucratif n'entre pas dans cette définition.
Une feuille de temps contient-elle des renseignements personnels?
Oui. Les heures, les absences et les soldes de congés d'une personne identifiée sont des renseignements personnels, et un motif d'absence de nature médicale peut être un renseignement sensible.
Faut-il une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour choisir un logiciel de feuilles de temps?
Au Québec, oui : la loi l'exige pour tout projet d'acquisition d'un système d'information qui traite des renseignements personnels (article 3.3).
La LPRPDE protège-t-elle les données des employé·es d'un OBNL?
Pour les renseignements sur les employé·es, la loi fédérale ne vise que les entreprises fédérales (article 4). Ailleurs, ce sont les lois de la province qui s'appliquent.
Où sont hébergées les données de Feuille de temps?
Les serveurs et la base de données de Feuille de temps sont au Canada.