En Ontario, la Loi de 2000 sur les normes d'emploi oblige chaque employeur à tenir un registre des heures de travail de chaque personne : les dates et les heures travaillées, le total par jour et par semaine, et quelques autres renseignements. Ces dossiers se gardent trois ans, et ceux des vacances cinq ans.
Article mis à jour le 9 octobre 2026, d'après la Loi de 2000 sur les normes d'emploi à jour au 6 octobre 2026.
Que doit contenir le registre des heures en Ontario?
L'employeur consigne, pour chaque personne qu'il emploie (article 15) :
- son nom et son adresse;
- sa date de naissance, s'il s'agit d'un·e étudiant·e de moins de 18 ans;
- la date du début de son emploi;
- les dates et les heures où elle a travaillé;
- son nombre d'heures de travail par jour et par semaine;
- si elle a deux taux horaires ou plus et dépasse le seuil des heures supplémentaires dans la semaine, les dates et les heures faites au-delà du seuil, à chaque taux;
- le contenu des relevés écrits qui lui sont remis : relevés de paie, relevé de fin d'emploi, avis de jour férié de remplacement et relevé de l'indemnité de vacances versée sur chaque paie.
Le registre porte donc à la fois les moments où la personne a travaillé et le total de ses heures.
Et pour une personne salariée?
Une personne est salariée, au sens de cet article, si elle reçoit une somme fixe à chaque paie, qui ne change pas selon ses heures, sauf au-delà de 44 heures par semaine. L'employeur peut alors se passer des dates, des heures et des totaux par jour et par semaine, à une condition : il consigne les heures faites au-delà de sa semaine normale, et celles au-delà de 8 heures par jour, ou de sa journée normale si elle est plus longue (article 15). Il en est dispensé aussi si les règles sur les heures de travail et les heures supplémentaires ne s'appliquent pas à la personne.
Pour chaque personne salariée, décidez si vous tenez le registre complet ou seulement les heures au-delà de sa semaine et de sa journée normales, et inscrivez ce choix dans votre politique.
Voyez-le avec vos propres règles
Feuille de temps consigne les heures travaillées de chaque jour et le total de chaque semaine, ainsi que les heures de vacances, de maladie et de congés familiaux, sur une feuille signée par la personne et contresignée par une personne gestionnaire.
Combien de temps garder les dossiers?
| Dossier | Durée de conservation | Article |
|---|---|---|
| Nom, adresse et date d'embauche | 3 ans après la fin de l'emploi | 15 |
| Dates et heures travaillées, heures par jour et par semaine | 3 ans après le jour ou la semaine visés | 15 |
| Contenu des relevés écrits remis à la personne | 3 ans après leur remise | 15 |
| Relevé des vacances et de l'indemnité de vacances | 5 ans après son établissement | 15.1 |
| Avis, certificats et lettres liés à un congé (maladie, deuil, parental, etc.) | 3 ans après la fin du congé | 15 |
| Entente pour dépasser 8 heures par jour ou 48 heures par semaine | 3 ans après le dernier jour travaillé sous cette entente | 15 |
| Entente de calcul de la moyenne des heures supplémentaires | 3 ans après le dernier jour travaillé sous cette entente | 15 |
La date de naissance d'un·e étudiant·e de moins de 18 ans se garde trois ans après son 18e anniversaire, ou trois ans après la fin de l'emploi si cette date arrive avant.
L'employeur peut confier la conservation à un tiers, une firme de paie par exemple. Les dossiers doivent rester facilement accessibles pour l'inspection d'un agent des normes d'emploi, qui peut les demander (article 16).
Gardez les ententes signées avec les feuilles de temps de la même période : leur durée de conservation part du dernier jour travaillé sous l'entente.
Que faut-il noter pour les vacances?
Le relevé des vacances est un dossier à part (article 15.1). Pour chaque année de référence, il indique :
- les vacances gagnées avant l'année et non prises au début de l'année;
- les vacances gagnées pendant l'année, et celles prises;
- les vacances gagnées et non prises à la fin de l'année;
- l'indemnité de vacances gagnée pendant l'année, et la façon dont elle a été calculée;
- l'indemnité versée, et le salaire et la période sur lesquels elle a été calculée.
Ce relevé s'établit au plus tard sept jours après le début de l'année de référence suivante, ou au premier jour de paie de cette année-là si cette date est plus tardive. Le dernier point ne s'applique pas si l'indemnité est versée sur chaque paie. Les règles de calcul des vacances sont détaillées dans notre article sur les congés de maladie et les vacances en Ontario, et celles des ententes de moyenne dans notre article sur le calcul des heures supplémentaires en Ontario.
Sources
- Loi de 2000 sur les normes d'emploi, Lois-en-ligne
- Tenue de dossiers, guide de la Loi sur les normes d'emploi, gouvernement de l'Ontario
Feuille de temps
Feuille de temps est un logiciel de feuilles de temps conçu pour les OBNL. Une fois vos règles configurées avec vous, il tient les heures de chaque semaine, les banques de vacances, de maladie, de congés familiaux et d'heures supplémentaires, et envoie des rapports Excel pour la paie et les congés pris. Le rapport est décrit dans [Rapport pour la paie](/docs/tutorial-admin/rapport-paie).Questions fréquentes
Quelles heures l'employeur doit-il consigner en Ontario?
Les dates et les heures où chaque personne a travaillé, et son nombre d'heures par jour et par semaine. S'ajoutent son nom, son adresse, sa date d'embauche et le contenu des relevés écrits qui lui sont remis.
Combien de temps garder les feuilles de temps en Ontario?
Trois ans après le jour ou la semaine visés par l'information. Le nom, l'adresse et la date d'embauche se gardent trois ans après la fin de l'emploi.
Faut-il consigner les heures d'une personne salariée en Ontario?
Pas jour par jour, si l'employeur consigne les heures faites au-delà de la semaine normale et au-delà de 8 heures par jour, ou si les règles sur les heures de travail et les heures supplémentaires ne s'appliquent pas à cette personne.
Combien de temps garder les dossiers de vacances en Ontario?
Cinq ans après leur établissement. Ils indiquent, pour chaque année de référence, les vacances gagnées, prises et restantes, et l'indemnité de vacances.
Qui peut demander à voir le registre des heures en Ontario?
Un agent des normes d'emploi. Les dossiers doivent lui être facilement accessibles, même s'ils sont conservés par un tiers comme une firme de paie.