Le vendredi après-midi, il manque encore trois feuilles de temps. Lundi, une collègue demande combien il lui reste de vacances. Mardi, la comptable attend le fichier de paie et vous découvrez une semaine signée avec 52 heures au lieu de 32. Dans beaucoup d'organismes, les feuilles de temps prennent plus de temps à la personne qui les gère qu'à celles qui les remplissent.
Ce temps-là se récupère avec quelques habitudes, qui valent avec ou sans logiciel.
Article mis à jour le 9 octobre 2026.
Et si toute l'équipe remplissait sa feuille le même jour?
Une semaine se remplit en cinq minutes le vendredi, quand elle vient de se terminer. Trois semaines plus tard, il faut fouiller son agenda et ses courriels pour s'en souvenir, et les erreurs se glissent.
Fixez donc une échéance chaque semaine, la même pour tout le monde. Prenez une équipe de huit personnes payée aux deux semaines : avec une échéance le vendredi, vous approuvez huit feuilles par semaine, au calme. Avec une échéance la veille de la paie, vous en approuvez seize d'un coup, et la moindre correction retarde la paie de tout le monde.
Choisissez le jour de l'échéance à partir de la paie : la dernière semaine de la période doit être signée avant que le fichier parte à la comptabilité.
Pourquoi approuver chaque semaine plutôt qu'à la fin de la période?
Parce qu'une erreur se corrige en deux minutes quand la semaine est fraîche, et en vingt quand il faut retrouver ce qui s'est passé un mardi d'il y a un mois. Approuver chaque semaine, c'est aussi ne plus avoir une pile de feuilles qui attend la veille de la paie.
Le plus simple est de réserver un moment fixe, le même chaque semaine. Dans une équipe plus grande, confiez l'approbation aux responsables d'équipe : chacun·e connaît la semaine de ses collègues mieux que vous.
Bloquez dans votre agenda une demi-heure par semaine pour approuver les feuilles signées, juste après l'échéance.
Comment relancer sans courir après chaque personne?
Écrire à chaque personne, une par une, prend du temps et donne l'impression de surveiller. Un seul rappel, envoyé le jour de l'échéance à toutes les personnes qui ont une feuille en retard, fait le même travail en une fois, et reste neutre : la relance vient de l'échéance.
Voyez-le avec vos propres règles
Dans Feuille de temps, le bouton « Envoyer un rappel à l'équipe », sur la page « Mon équipe », montre qui recevra le rappel et combien de feuilles chaque personne a en retard. Chacun·e reçoit un courriel, et vous recevez le résumé.
Comment ne plus être la seule personne à connaître les soldes?
« Combien me reste-t-il de vacances? » revient souvent. Chaque réponse demande d'ouvrir le fichier, de refaire le calcul, parfois de l'expliquer.
Quand chaque personne voit elle-même ses soldes de vacances, de maladie et d'heures supplémentaires, la question se pose beaucoup moins. C'est aussi une affaire de confiance : votre équipe sait où elle en est, sans avoir à demander.
Si vous tenez les soldes dans un fichier, partagez à chaque personne son propre solde à jour après chaque période de paie.
Que remettre à la personne qui fait la paie?
Un seul fichier par période, avec les heures de chaque personne, envoyé directement à la comptabilité. Rassembler les feuilles une à une, les recopier et vérifier les totaux, c'est le travail qui prend le plus de temps et qui produit le plus d'erreurs.
Dans Feuille de temps, le rapport pour la paie part par courriel à la comptabilité, en Excel, avec les feuilles de la période et, si vous le demandez, les montants à payer.
Convenez une fois pour toutes, avec la personne qui fait la paie, du format dont elle a besoin.
Faut-il vraiment tout suivre?
Non. La paie et les banques de congés demandent les heures de chaque jour, que la personne déclare et signe elle-même. Suivre chaque tâche à la minute ajoute du travail à tout le monde sans rien apporter à la paie, et installe un climat de contrôle dont personne n'a besoin.
Si vos bailleurs de fonds vous demandent des heures par projet, gardez une liste courte de projets, et suivez-les seulement là où la reddition de comptes l'exige.
Feuille de temps
Feuille de temps est un logiciel de feuilles de temps conçu pour les OBNL. Une fois vos règles configurées avec vous, il calcule les heures supplémentaires et les banques de chaque personne, envoie les rappels que vous déclenchez et prépare le rapport pour la paie.Questions fréquentes
Quand faut-il demander les feuilles de temps?
Chaque semaine, le même jour pour toute l'équipe, par exemple le vendredi après-midi. Une semaine se remplit facilement quand elle vient de finir, et l'approbation se fait au fil de la période de paie plutôt que la veille.
Faut-il approuver les feuilles de temps chaque semaine?
C'est la façon la plus simple : une erreur se corrige pendant que la personne se souvient de sa semaine, et la paie ne dépend plus d'une approbation de dernière minute.
Comment relancer les personnes en retard sans y passer l'après-midi?
Par un seul rappel, envoyé le jour de l'échéance à toutes les personnes qui ont une feuille en retard, plutôt qu'un message à chacune.
Faut-il suivre le temps de l'équipe à la minute près?
Non. La paie et les banques de congés demandent les heures de chaque jour, déclarées et signées par la personne. Un suivi plus fin ajoute du travail sans rien apporter à la paie.